L’objectif premier d’un système intégré est de supporter son processus d’affaires : il doit offrir les fonctionnalités qui permettront de supporter le fonctionnement actuel ou souhaité de l’entreprise. Mais que faire lorsque le système sélectionné fait tout ce qui est recherché, sauf certains processus?

Un tel système est comparable à une machine industrielle sophistiquée : chaque engrenage sert à faire bouger un autre engrenage. Personnaliser un système ERP représente un défi important et comporte son lot de risques. En modifiant certaines partie du système afin de l’adapter à son processus d’affaires (tout comme on modifierait une machine), on contribue à en augmenter son utilisabilité. Par contre, il faut garder en tête que plus on modifie un système, plus il faudra être vigilent au moment de procéder à son entretien ou à sa mise à jour. En effet, si la nouvelle version du logiciel touche directement à des modules ou des sous-programmes qui ont été modifiés, il faudra alors investir de nouveau dans une reconfiguration.

Quelle est l’étendue de la personnalisation?

Un système intégré peut être personnalisé de différentes façons :

1. Par la configuration simple du logiciel. On effectue les modifications nécessaires et effectue la paramétrisation du système sans toucher au code source directement. On considère donc que l’on utilisera une version « vanille » du ERP. Cette façon de procéder a pour avantage de faciliter les mises à jour futures.
2. Par la modification du code source. Il est possible que le système ne soit pas en mesure de supporter un processus d’affaire de la façon désirée, ce qui nécessitera de toucher au code source pour modifier le fonctionnement de celui-ci. Par contre, si la modification permettra de supporter un processus clé, l’emploi de cette méthode risque d’être nécessaire.

Quels sont les défis de la personnalisation?

L’étude « ERP Customization as Software Engineering: Knowledge Sharing and Cooperation » [1] présente les défis auxquels ont doit faire face lors de la personnalisation d’un système intégré :

• Support et documentation. La documentation est souvent déficiente pour se préparer à une personnalisation du code source. Du fait que les besoins en modifications peuvent être infinis, il serait difficile et coûteux pour les entreprises créant ces systèmes de prévoir tous les scénarios de modification.
• Les tests. Les modifications apportées au système touchent parfois à plus d’un module. Il est donc nécessaire d’adopter une procédure de test permettant de tester tous les scénarios possibles. La difficulté réside parfois dans le fait que certaines modifications peuvent avoir des répercussions sur d’autres fonctionnalités du ERP; il faut donc identifier dès le départ les incidences sur le reste du système pour éviter les bugs imprévus.
• Modifier un élément en affecte parfois dix. Tel que mentionné précédemment, la modification d’une partie du code source peut possiblement affecter un ensemble de fonctions du système. Il est donc primordial de garder des traces de ce qui a été modifié et d’adapter les stratégies de test en conséquence.

Que faut-il considérer avant d’aller de l’avant?

Dans le cas d’une modification au code source du ERP, il faut considérer s’il est vraiment nécessaire de procéder ainsi :

• Est-ce que la modification peut être évitée par la modification des façons de faire en entreprise?
• Existe-t-il des solutions déjà existantes sur le marché qui pourraient être intégrées à notre système?
• Est-ce que la modification permettra de supporter un processus clé?

Il faut aussi considérer les avantages d’une configuration simple du système intégré :

• Support simplifié, puisqu’on utilise le système tel qu’il a été livré par le fournisseur.
• Réduction des risques d’erreurs (assurance-qualité).

Alors, que déciderez-vous? Personnaliser ou ne par personnaliser?

Sources:

• [1] Dittrich, Y., Vaucouleur, S., & Giff, S.. (2009). ERP Customization as Software Engineering: Knowledge Sharing and Cooperation. IEEE Software, 26(6), 41-47.  Retrieved November 5, 2009, from ABI/INFORM Global. (Document ID: 1875813271).
• Source image : Photos Libres